In dieser Veranstaltung stellen wir Ihnen zwei Möglichkeiten einer datenschutzkonformen Dateiverwaltung vor, den Dateispeicher und die Dateiverteilung des Schulportals.

Im Dateispeicher können Schulen eine eigene Ordnerstruktur aufbauen, jeder Datei Zielgruppen zuweisen und auch Freigabelinks zu Dateien erstellen, die entweder direkt oder erst nach Login im Schulportal die entsprechende Datei ausliefern. Dadurch kann man auf der eigenen Schulhomepage oder auch in Vorträgen und Informationsschreiben auf diese Dateien verweisen – ohne diese woanders noch einmal zusätzlich abspeichern zu müssen.

Ein anderes Feld deckt hingegen die Dateiverteilung ab: Häufig treten im schulischen Umfeld Situationen auf, in denen man sicherstellen muss, dass eine bestimmte Datei (bspw. Elternbriefe und Informationen) oder bestimmte Zugangscodes an alle Lehrende und/oder Lernende protokolliert verteilt worden sind. Das System bietet die Möglichkeit, allen Benutzern dieselbe Nachricht oder Datei, jedem Benutzer eine zufällige Datei (bspw. zufällige Zugangsdaten für ein Fremdsystem) oder jedem Benutzer ein persönliches Dokument digital zukommen zu lassen. Das Ausdrucken und Verteilen mehrerer hundert Blätter wird somit überflüssig.